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约翰点了点头，说道：“是的，我认为定期会议是个好主意。我们可以每月安排一次视频会议，这样不仅可以及时了解进展，还可以解决任何问题和难题。”
艾莉丝皱了皱眉头，思考了一会儿，然后说：“我也同意，但是我觉得每月一次或许有点频繁。也许每季度举行一次会议会更合适，这样我们可以有更多时间来收集信息和准备报告。”
约翰考虑了一下艾莉丝的建议，然后点了点头。“好吧，每季度一次也不错。这样我们可以确保每次会议都有充分的内容可以讨论。”
安娜在一旁静静地听着，然后插话道：“我认为每季度一次会议也不错，但是我们也可以考虑在需要的情况下召开特别会议。这样，如果有紧急问题需要解决，我们不必等到下一次定期会议。”
大家都同意了安娜的建议，觉得这是一个很好的补充。约翰说：“那么，我们可以按照每季度一次的计划开始，然后如果有紧急情况，我们可以随时召开特别会议。这样我们就能够更灵活地应对各种情况。”
定期会议的频率问题解决后，大家开始讨论会议的具体安排和议程。彼得说：“我建议我们每次会议前提前一个月确定具体日期和时间，这样大家都可以安排好自己的日程。”
大家都同意了这个建议，约翰立刻拿出手机，打开日历应用，开始查看可用的日期。安娜则提议使用一个在线会议工具，以确保大家可以方便地参加会议，无论他们身在何处。
会议日期和工具的选择都解决了，接下来是议程的制定。约翰说：“我认为我们应该在每次会议前征集大家的议程建议，然后由主持人整理成最终的议程。”
艾莉丝愿意担任第一次会议的主持人，她说：“我会确保在会议前及时收集大家的建议，并制定一个清晰的议程，以便我们能够高效地讨论各项议题。”
安娜补充道：“除了一般性的进展报告和问题讨论，我认为我们还可以在议程中安排一些培训和知识分享的时间。这样，我们可以不断提升自己的能力。”
彼得表示同意，并提出了一些培训主题的建议。大家都觉得这是一个不错的想法，决定将培训和知识分享列入每次会议的议程中。
会议的议程问题也解决了，接下来大家开始讨论会议的形式。约翰说：“考虑到我们分布在不同的地方，视频会议似乎是最合适的形式。但我们也可以考虑一些面对面会议，特别是在重要决策需要做出的时候。”
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